Geen BTW voorfinancieren bij import. Steeds meer Nederlandse ondernemers kopen goederen in buiten de Europese Unie. Denk bijvoorbeeld aan producten uit China, de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk. Wanneer deze goederen Nederland binnenkomen, krijgen ondernemers te maken met de douane en met de BTW bij import.
Veel ondernemers weten niet dat er een regeling bestaat waarmee deze BTW niet direct betaald hoeft te worden. Dit is de zogenaamde vergunning artikel 23. Deze regeling kan een groot voordeel opleveren voor de liquiditeit van een onderneming.
Bij IVA Creditmanagement, uw boekhouder uit Eindhoven, krijgen wij regelmatig vragen van ondernemers die goederen importeren en willen weten hoe zij deze regeling kunnen toepassen.
In dit artikel leggen we uit hoe import van goederen werkt, wanneer BTW moet worden betaald, hoe vergunning artikel 23 werkt, wat de eisen van de Belastingdienst zijn en hoe de administratie ingericht moet worden.
Importeren van goederen van buiten de EU
Wanneer goederen vanuit een land buiten de Europese Unie Nederland binnenkomen, moeten deze eerst worden aangegeven bij de douane. Dit heet een invoeraangifte. Tijdens deze invoer worden meestal twee soorten kosten berekend:
1. Invoerrechten. Dit zijn douanerechten die afhankelijk zijn van het product en het land van herkomst.
2. BTW bij import. Naast invoerrechten moet ook BTW worden betaald. In de meeste gevallen bedraagt deze 21%, maar voor sommige producten geldt 9%. Deze BTW wordt berekend over de waarde van de goederen, de transportkosten, de invoerrechten. Dit betekent dat de BTW bij import soms een aanzienlijk bedrag kan zijn.
BTW betalen bij de douane
Wanneer een ondernemer geen vergunning artikel 23 heeft, moet de BTW bij import direct worden betaald voordat de goederen worden vrijgegeven. In de praktijk werkt dit vaak als volgt:
De goederen arriveren in Nederland. De douane-expediteur verzorgt de invoeraangifte. De douane berekent invoerrechten en BTW. De vervoerder of expediteur betaalt deze kosten voor. De ondernemer ontvangt later een factuur. De betaalde BTW kan later worden teruggevraagd via de Btw-aangifte. Toch kan dit tijdelijk een flinke impact hebben op de liquiditeit van een onderneming.
Voor bedrijven die regelmatig importeren kan dit betekenen dat er veel geld moet worden voorgefinancierd. Als boekhouder in Eindhoven zien wij dat dit vooral speelt bij:
- Webshopsgroothandels
- Productiebedrijven
- Internationale handelsbedrijven
Wat is vergunning artikel 23?
De vergunning artikel 23 is een regeling van de Belastingdienst waarbij de BTW bij import wordt verlegd naar de Btw-aangifte. Dit betekent dat de ondernemer de BTW niet meer direct bij de douane hoeft te betalen. In plaats daarvan gebeurt het volgende: De BTW wordt aangegeven in de periodieke Btw-aangifte. In dezelfde aangifte wordt deze BTW als voorbelasting teruggevraagd. Hierdoor ontstaat er meestal geen daadwerkelijke betaling, maar alleen een administratieve verwerking. Voor veel bedrijven levert dit een groot voordeel op voor de cashflow.
Bij IVA Creditmanagement – uw boekhouder uit Eindhoven, adviseren wij importerende ondernemers daarom regelmatig om te onderzoeken of deze vergunning interessant is.
Hoe werkt artikel 23 in de praktijk?
Wanneer een ondernemer een artikel 23 vergunning heeft, verloopt het importproces iets anders. De belangrijkste stappen zijn:
1. Goederen worden ingevoerd in Nederland. De goederen arriveren via bijvoorbeeld de haven van Rotterdam of luchthaven Schiphol.
2. Douaneaangifte. De expediteur dient een invoeraangifte in bij de douane.
3. Vermelding van de artikel 23 vergunning. In de aangifte wordt het BTW-nummer van de ondernemer gebruikt met vermelding van de artikel 23 vergunning.
4. BTW wordt verlegd. De douane brengt de BTW niet in rekening.
5. Verwerking in de Btw-aangifte. De ondernemer vermeldt de import-BTW in de periodieke Btw-aangifte. Daar wordt de BTW als verschuldigde BTW aangegeven en tegelijk als voorbelasting afgetrokken
Een goede administratie is hierbij essentieel. IVA Creditmanagement, uw boekhouder uit Eindhoven, helpt ondernemers regelmatig bij het correct verwerken van deze transacties.
Voorwaarden voor vergunning artikel 23
Niet iedere ondernemer krijgt automatisch een artikel 23 vergunning. De Belastingdienst stelt verschillende eisen. De belangrijkste voorwaarden zijn:
1. Vestiging in Nederland. De ondernemer moet in Nederland gevestigd zijn of een fiscaal vertegenwoordiger hebben.
2. Betrouwbare administratie. De administratie moet duidelijk inzicht geven in: invoeraangiften, importwaarde van goederen, berekende BTW
3. Regelmatige Btw-aangifte. In veel gevallen verlangt de Belastingdienst dat de ondernemer maandelijks Btw-aangifte doet.
4. Goede fiscale naleving. De Belastingdienst kijkt ook naar het fiscale verleden van de onderneming. Een ervaren boekhouder uit Eindhoven kan helpen bij het aanvragen van deze vergunning en bij het beoordelen of een onderneming hiervoor in aanmerking komt.
Inrichting van de administratie.
Wanneer een ondernemer gebruik maakt van vergunning artikel 23, moet de boekhouding hierop worden aangepast. De administratie moet onder andere bevatten:
- Douanedocumenten (invoeraangiften)
- Facturen van leverancierstransportdocumenten
- Berekening van de import-BTW
In de boekhouding worden vaak aparte grootboekrekeningen gebruikt, bijvoorbeeld: importgoederen rente betalen btw-artikel 23 te vorderen btw-artikel 23. Hiermee blijft de administratie overzichtelijk en controleerbaar voor de Belastingdienst.
Bij IVA Creditmanagement – uw boekhouder uit Eindhoven helpen wij ondernemers met het correct inrichten van deze administratie.
Veelgemaakte fouten bij artikel 23
Hoewel de regeling veel voordelen heeft, zien wij in de praktijk ook regelmatig fouten ontstaan. Enkele voorbeelden:
Onjuiste verwerking in de Btw-aangifte. De import-BTW wordt niet correct aangegeven, onvoldoende documentatie, de ondernemer bewaart geen invoeraangiften of transportdocumenten.
Onjuiste administratie importtransacties worden niet duidelijk vastgelegd in de boekhouding. Een goede begeleiding door een boekhouder uit Eindhoven kan helpen om deze fouten te voorkomen.
Voor welke ondernemers is artikel 23 interessant?
De regeling is vooral interessant voor bedrijven die regelmatig goederen importeren, zoals:
- E-commerce bedrijvenwebshops die producten uit Azië importeren
- Groothandels
- Productiebedrijven
- Internationale handelsbedrijven
Voor deze ondernemingen kan vergunning artikel 23 een groot verschil maken in de liquiditeit en financiële planning.
Advies over vergunning artikel 23
Importeren van goederen brengt niet alleen logistieke uitdagingen met zich mee, maar ook fiscale verplichtingen. Het is belangrijk dat de BTW-verwerking correct plaatsvindt en dat de administratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. IVA Creditmanagement, uw boekhouder uit Eindhoven, helpt ondernemers onder andere met het aanvragen van vergunning artikel 23, het inrichten van de administratie, de verwerking van import-BTW en begeleiding bij internationale handel.
Wilt u weten of vergunning artikel 23 interessant is voor uw onderneming? Neem gerust contact op met IVA Creditmanagement – uw boekhouder uit Eindhoven voor uw advies.