Geen stress meer om onbetaalde facturen? Kies voor commercieel debiteurenbeheer
Als eenmanszaak of kleine BV in de regio Eindhoven ben je het liefst bezig met waar je goed in bent: ondernemen. Maar bij ondernemen hoort helaas ook de administratie. En specifiek: zorgen dat je facturen op tijd betaald worden. Niets is zo frustrerend als een klant die de betalingstermijn laat verstrijken, terwijl jij je werk allang netjes hebt geleverd.
Herkenbaar? Je bent niet de enige. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. Als boekhouder in Eindhoven kijken we bij IVA creditmanagement verder dan alleen de cijfers achteraf; wij helpen je proactief met professioneel debiteurenbeheer.
Maar hoe pak je dat nu slim aan zonder de relatie met je klant te verstoren? We delen een aantal key inzichten.
1. Voorkomen is beter dan genezen: de betalingstermijn
Goed debiteurenbeheer begint al vóórdat de factuur de deur uitgaat. Welke betalingstermijn spreek je af? De wettelijke termijn is vaak 30 dagen, maar als kleine BV of eenmanszaak kun je hier flexibel in zijn. Spreek vooraf (en zwart-op-wit in je offerte of algemene voorwaarden) duidelijk af wat de verwachting is. Een termijn van 14 dagen is tegenwoordig heel gebruikelijk en houdt de vaart erin.
2. Wat is commercieel debiteurenbeheer?
Veel ondernemers zijn bang dat een strak debiteurenbeheer de klantrelatie beschadigt. Dat is een misverstand. Bij IVA creditmanagement geloven we in commercieel debiteurenbeheer. Dit betekent dat we je klanten altijd vriendelijk en respectvol benaderen. Het doel is immers dat de factuur wordt betaald én dat de klant de volgende keer weer bij jou terugkomt. Een open, klantgerichte toon werkt in 9 van de 10 gevallen sneller dan een agressieve aanmaning.
3. Wanneer ga je mailen en wanneer ga je bellen?
Wanneer de betalingstermijn is verstreken, is een vaste structuur (het ‘debiteuren-stappenplan’) essentieel.
- De eerste stap (Mailen): Is de factuur 2 tot 3 dagen overtijd? Stuur een vriendelijke, geautomatiseerde betaalherinnering per mail. Vaak is het simpelweg vergeten.
- De tweede stap (Bellen): Wordt er na de herinnering nog niet betaald? Dan is het tijd om de telefoon te pakken. Bellen werkt sneller dan mailen. Waarom? Aan de telefoon kun je direct vragen naar de reden van de vertraging én meteen een concrete afspraak maken (bijvoorbeeld: “Ik zie dat de mail is blijven liggen, zal ik je de iDEAL-link nu direct even appen?”).
- De derde stap (De pre-incasso): Helpt bellen ook niet? Dan volgt een formele aanmaning (ingebrekestelling) per mail en post, waarin je de laatste wettelijke termijn stelt.
Tip van IVA: Maak debiteurenbeheer onderdeel van je wekelijkse routine. Kies één vaste ochtend om de openstaande posten te checken en actie te ondernemen. Zo blijft het behapbaar.
Geen omkijken meer naar je debiteuren?
Vind je het lastig om zelf achter je geld aan te zitten, of ontbreekt het je simpelweg aan tijd? IVA creditmanagement combineert de rol van een betrokken boekhouder in Eindhoven met die van een expert in debiteurenbeheer. Wij nemen het hele proces uit handen: van de eerste herinnering tot het vriendelijke telefoontje. Zo stijgt jouw cashflow en kun jij je focussen op de groei van je bedrijf.
Benieuwd wat we voor jouw eenmanszaak of BV kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend bakje koffie bij ons op kantoor in Eindhoven!